各县、区人民政府，市政府各工作部门、各直属机构：
　　《安康市国家行政机关公文处理实施办法》（安政发〔2004〕5号，以下简称公文处理办法）实施以来，各县区、各部门采取集中培训、完善制度等多种形式组织学习、贯彻落实，使行政公文处理工作质量和效率有所提高。但是，不按行文规则办事，违规操作的问题时有发生。一些地方和部门公文审签不严肃，违规直送、多头分送、越级报文现象屡禁不止；有的对上级机关交办的事项不能按时回复，甚至几经催办才作答复，影响和延误了工作；行政公文格式至今仍存在许多不合规范的问题。为了切实规范行政公文处理，进一步提高办文质量和机关工作效率，现就有关事项通知如下：
　　一、严格公文签发
　　制发公文是行政机关依法履行职能的重要方式，必须坚持谁负责谁审签的原则，严格公文签发。各县区政府制发的上行文（各种请示、报告及重大信息报送）由县区长签发，也可由县区长授权常务副县区长签发。市政府各工作部门、直属机构以本机关名义制发的上行文，一律由行政机关正职或主持工作的负责同志签发，正职外出可由主持工作的副职请示正职同意后以正职名义签发。所有上行文都要按规范的公文格式要求标明签发人的姓名。
　　以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或由主要负责人授权的班子其他成员签发。
　　二、杜绝违规报送
　　（一）除市政府领导同志交办的事项和需要直接报送市政府领导同志的紧急事项外，各县区、各部门不得将需要市政府审批的公文，以机关或机关负责人的名义直接报送市政府领导同志个人，不得以送阅件、部门内部简报、白头信函等形式代替需要市政府审批的公文直接报送市政府领导同志个人。
　　（二）直接向市政府领导同志报送的公文一般不得多头分送，情况紧急确需分送的，应注明已分送的领导同志。向市政府或市政府办公室报送落实市政府领导同志批示、指示的情况报告，应同时附上市政府领导同志原批示的复印件或说明领导同志指示的具体情况。
　　（三）各部门管理的企事业单位和各县区所属部门及乡镇政府，不得越级直接向市政府报文，少数确有需要的，应以部门或县区政府名义转报。
　　（四）向市政府报送的公文，不得同时主送其他机关，确需送其他机关的，应当用抄送形式。
　　（五）向市政府报送的公文，应交由市政府办公室公文处理机构统一处理，其份数应不少于5份，对不符合规范的公文，将作退文处理。
　　三、提高办文效率
　　（一）各部门对属于部门职责范围内的事务，要独立负责地处理，不应向市政府行文请求批转或转发。但涉及重大事项必须及时向市政府请示、报告，不得自行其是。政府各部门和政府的非常设机构，未经本级政府或政府领导同志同意，不得以部门名义越权向下一级政府发文。
　　（二）市政府办公室转有关部门办理的公文，凡明确提出时限的，承办部门应当在规定的时限内办理完毕；对属于需要报市政府审批的事项，应当在规定的时限内予以回复；确因情况特殊不能按时回复的，应当在回复时限之前以书面形式向市政府办公室说明理由，由市政府办公室报告市政府领导同志。
　　（三）部门之间要加强沟通协作，请示市政府的事项如涉及其他部门的职责，主办部门要主动征求有关部门的意见，协办部门要积极配合，取得一致意见后，经有关部门负责同志会签上报市政府。部门间如有分歧意见，主办部门主要负责同志要出面协调。经协调仍不能达到一致的，主办部门应列明有关部门的具体意见和理据，作为附件，经有关部门主要负责同志会签后上报市政府。
　　四、规范公文格式
　　（一）公文处理办法规定行政公文用纸采用国际标准A4型，市政府办公室已全面实行，大多数县区、部门已按要求采用。少数未采用的县区、部门，从2004年10月1日起必须全部采用A4型公文纸。要严格按《国家行政机关公文格式》国家标准和市政府及办公室公文样式的规定印制各类行政公文，严格区分上行文、平行文和下行文格式。
　　（二）准确使用“请示”、“报告”和“函”。
　　“请示”适用于向上级机关请求指示、批准事项，应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式（但不得抄送下级机关）。同时注明联系人、联系电话。　　“报告”适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。“报告”不得夹带请示事项。
“函”适用于不相隶属的机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项，是行政机关的主要文种之一，与使用其他主要文种的公文具有同样的法定效力。
同一级别的行政机关之间不应使用“请示”、“报告”。
　　（三）要严格发文字号管理，规范、统一机关代字，并由部门办公室统一管理发文字号，统一编号登记。
　　各部门除办公室（政办科）外，内设机构不得直接接受本机关以外的其他机关的正式公文，不得代替部门审批下达应当由部门审批的事项。
　　五、加强制度管理
　　国家行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。公文处理工作质量是衡量政务水平的重要标准之一。各县区、各部门的领导同志都要高度重视机关公文处理工作，带头学习公文处理办法，模范遵守公文处理办法的规定，严格按行文规则和程序办事，并指导督促本机关坚持不懈地抓好公文处理办法的学习培训工作。要根据公文处理办法的要求，认真完善本单位的公文处理工作制度，特别要对文件登记、办理、送审、签发、印刷、装订、存档等工作环节作出明确的规定，切实做到有章可循，严格管理。

二○○四年八月十六日